· Cédric Druck
Qui devrait prévoir votre approvisionnement clinique ?
Dans un article précédent, j’ai présenté les différents types de systèmes de planification de l’approvisionnement clinique. Je voudrais aborder aujourd’hui un autre facteur décisif pour définir votre stratégie vers l’excellence en planification de l’approvisionnement clinique :
Interne ou externalisé, et les différents types de prestataires
Sans prétendre à l’exhaustivité, j’espère que cet article rendra ce choix un peu moins aléatoire que le jeu des portes.
Au passage, il y a plus que de la chance dans ce jeu : il est prouvé (et c’est contre-intuitif) que changer de porte double vos chances de gagner !
Interne ou externalisé
Comme pour toute décision d’externalisation, de nombreux facteurs peuvent peser. Ce peut être la culture de l’organisation : faire soi-même et garder la main sur toutes les décisions, ou externaliser tout ce qui n’est pas cœur de métier. Viennent ensuite la taille, la structure et les compétences de l’équipe, et la possibilité ou non de faire appel à des spécialistes de la chaîne d’approvisionnement. Le coût d’achat ou d’externalisation n’est évidemment pas négligeable, mais attention : le coût de construction (et de maintenance) de votre propre outil est très facilement sous-estimé ! La taille et la complexité de votre portefeuille d’essais cliniques orienteront aussi la décision : une petite biotech qui lance 1 à 5 nouveaux essais par an aura peut-être intérêt à externaliser complètement la planification, et à s’épargner l’effort de créer et d’entretenir les compétences et la connaissance d’un système interne complexe.
En interne : faire ou acheter
Le « système » interne le plus courant, ce sont en fait les tableurs. Comme je l’ai expliqué dans mon autre article, cette approche pose de vrais problèmes, du manque de standardisation au risque relativement élevé de voir grossir de grands tableurs imbriqués et apparaître des erreurs de calcul. Des tableurs gérés par l’informatique, partiellement verrouillés, avec une séparation claire entre données et formules, sont une option plus sûre.
Si vous visez les systèmes de planification plus avancés, je vous déconseille fortement de construire le vôtre. Sauf si vous disposez d’une excellente équipe de développement, de spécialistes de la chaîne d’approvisionnement et de mathématiciens ou statisticiens capables d’y consacrer une grande partie de leur temps pendant les deux prochaines années, plus la maintenance et les améliorations ensuite.
Je recommanderais plutôt d’acheter ou de louer un logiciel professionnel : vous n’aurez à vous soucier ni du matériel (certains proposent des options dans le cloud), ni du développement, ni de la maintenance, et vous profiterez d’une expérience spécialisée, nourrie non seulement par votre entreprise mais aussi par de nombreux pairs du secteur.
Si vous tenez à créer votre propre système, c’est possible, et il existe de nombreuses bibliothèques de programmation, libres ou commerciales. Pour n’en citer qu’une, OscaR est une bibliothèque libre (LGPL) de simulation et d’optimisation écrite en Scala (et donc compatible Java), activement développée en Belgique, dans une université toute proche. Je rêve d’un système complet et libre de planification de l’approvisionnement clinique. Qui me suit ?
Quelle que soit la solution choisie, il faudra un vrai accompagnement du changement et une réorganisation de l’équipe. Les approches que je rencontre le plus souvent sont :
- « Tout le monde à bord ». Cela peut fonctionner dans les petites sociétés bio/pharma dotées d’un petit département d’approvisionnement clinique, mais c’est très difficile dans les grands groupes (difficulté à imposer les processus, à maintenir un niveau de connaissance suffisant, à tirer le meilleur du système…).
- Une petite équipe d’experts (1 à 3 ETP). L’option la plus productive, mais le risque de perdre la connaissance au départ d’un collaborateur est plus élevé, et il peut être difficile de leur proposer une évolution de carrière attractive.
- Des utilisateurs clés, aussi compétents et impliqués que les experts ci-dessus, mais qui accompagnent les autres utilisateurs au lieu de faire eux-mêmes toutes les analyses. Sans doute le meilleur choix pour les grandes organisations.
L’externalisation
L’externalisation a l’avantage d’aplatir radicalement la courbe d’apprentissage pour profiter de systèmes avancés, et de laisser vos équipes se concentrer sur les opérations. En revanche, elle ajoute la difficulté de construire un partenariat fructueux avec un prestataire.
Les options sont nombreuses, et elles ne se valent pas. Voici quelques repères.
- Les IRT / IWRS intègrent progressivement des formes de prévision et/ou de simulation. Leurs atouts : une intégration naturelle avec l’IRT, l’alignement sur les algorithmes de réapprovisionnement (essentiel, et difficile pour toutes les autres options ci-dessous), et la possibilité de replanifier en cours d’essai à partir des données réelles (patients randomisés, stock actuel…). Leur faiblesse : le secteur pense généralement à l’IRT trop tard pour la planification de la production.
- Certaines CRO proposent désormais des services de planification ou de simulation, avec leur propre solution ou un logiciel sous licence. Elles sont bien placées, puisqu’elles interviennent déjà sur d’autres aspects clés de la gestion de la chaîne d’approvisionnement clinique. On peut toutefois se demander si elles ne se tirent pas une balle dans le pied en aidant leurs clients à réduire les expéditions ou les besoins en matériel, et donc leur propre chiffre d’affaires. On peut aussi y voir, à l’inverse, la bonne voie pour gagner en compétitivité et créer de la valeur pour leurs clients.
- Les 4PL, ou prestataires logistiques de quatrième niveau, sont une piste intéressante : leur position d’interlocuteur unique leur donne toutes les connexions nécessaires pour connaître et suivre l’étude de près.
- Certains éditeurs de logiciels de prévision ou de simulation proposent aussi des services. Avantage évident : ils sont les mieux placés pour maîtriser leur propre logiciel, et peuvent éventuellement l’adapter à vos besoins. En revanche, développer un logiciel et planifier un approvisionnement sont deux métiers très différents : vérifiez qu’ils disposent des bonnes compétences. La coordination peut aussi être plus lourde, avec un acteur de plus à impliquer. Et ils peuvent être tentés de pousser leur système pour des essais qui gagneraient à être gérés autrement.
- Enfin, de nombreux consultants spécialisés connaissent bien l’approvisionnement clinique, un ou plusieurs systèmes de planification et l’IRT. Leur avantage : ils sont plus neutres que les autres options citées ici (pas de conflit d’intérêts) et peuvent sans doute mieux s’aligner sur les objectifs de votre organisation. Ils sont aussi mieux placés pour recommander le ou les systèmes à utiliser pour vos essais. Même remarque que ci-dessus, toutefois, sur l’ajout d’un acteur.
Êtes-vous plutôt interne ou externalisé ? Quelle option conviendrait le mieux à votre organisation ? Comment tirer le meilleur d’une solution, avec un minimum de complications ?
Je ferai de mon mieux pour répondre à vos questions sur ce sujet. D’autres articles sur la chaîne d’approvisionnement clinique suivront sur les pages LinkedIn et Twitter de Belenox : abonnez-vous !
Article publié à l’origine en anglais sur LinkedIn, le 20 août 2015.