· Cédric Druck
Wie moet uw klinische bevoorrading voorspellen?
In een vorig artikel stelde ik de verschillende soorten planningssystemen voor klinische bevoorrading voor. Vandaag wil ik een andere doorslaggevende factor bekijken in uw strategie naar uitmuntende planning van klinische bevoorrading:
Intern of uitbesteed, en de verschillende soorten leveranciers
Zonder volledig te willen zijn, hoop ik dat dit artikel die keuze iets minder willekeurig maakt dan het deurenspel.
Trouwens, er komt meer dan geluk kijken bij dat spel: het is bewezen (en tegenintuïtief) dat van deur wisselen uw winstkansen verdubbelt!
Intern of uitbesteed
Zoals bij elke uitbestedingsbeslissing kunnen veel factoren meespelen. Het kan de cultuur van de organisatie zijn: zelf doen en alle beslissingen in handen houden, of alles uitbesteden wat geen kernactiviteit is. Dan zijn er de omvang, structuur en vaardigheden van het team, en of het een optie is om specialisten in de bevoorradingsketen in te schakelen. De kost van aankoop of uitbesteding is uiteraard niet te verwaarlozen, maar let op: de kost van het bouwen (en onderhouden) van een eigen tool wordt heel gemakkelijk onderschat! Ook de omvang en complexiteit van uw portefeuille van klinische studies zal de beslissing sturen: een kleine biotech met 1 tot 5 nieuwe studies per jaar doet er misschien beter aan de planning volledig uit te besteden, en bespaart zich de moeite om de kennis van een complex intern systeem op te bouwen en te onderhouden.
Intern: zelf maken of kopen
Het meest gebruikte interne “systeem” is eigenlijk het rekenblad. Zoals ik in mijn andere artikel uitlegde, heeft die aanpak aanzienlijke nadelen, van het gebrek aan standaardisatie tot het relatief hoge risico op grote, verstrengelde rekenbladen en rekenfouten. Rekenbladen die door IT beheerd worden, gedeeltelijk vergrendeld, met een duidelijke scheiding tussen gegevens en formules, zijn een veiligere optie.
Als u naar de geavanceerdere planningssystemen kijkt, raad ik u ten stelligste af er zelf een te bouwen. Tenzij u beschikt over een uitstekend ontwikkelteam, specialisten in de bevoorradingsketen en wiskundigen of statistici die de komende twee jaar een groot deel van hun tijd kunnen vrijmaken, plus onderhoud en verbeteringen daarna.
Ik zou eerder aanraden professionele software te kopen of te huren: dan hoeft u zich geen zorgen te maken over hardware (sommige bieden cloudopties), softwareontwikkeling of onderhoud, en profiteert u van gespecialiseerde ervaring die niet alleen door uw bedrijf maar ook door tal van collega’s uit de sector gevormd werd.
Wilt u toch uw eigen systeem bouwen, dan kan dat, en er bestaan heel wat programmeerbibliotheken, open source of commercieel. Om er maar één te noemen: OscaR is een open source (LGPL) simulatie- en optimalisatiebibliotheek in Scala (en dus Java-compatibel), die actief ontwikkeld wordt in België, aan een universiteit vlakbij. Ik droom van een volwaardig open source planningssysteem voor klinische bevoorrading. Wie doet mee?
Welke oplossing u ook kiest, er is veel nood aan verandermanagement en herstructurering van het team. De aanpakken die ik het vaakst tegenkom:
- “Iedereen aan boord”. Dat kan werken in kleinere bio/farmabedrijven met een kleine afdeling klinische bevoorrading, maar is erg moeilijk in grotere groepen (moeilijk om processen op te leggen, voldoende kennis te behouden, het maximum uit het systeem te halen…).
- Een klein team van experts (1 tot 3 VTE). De productiefste optie, maar met een groter risico op kennisverlies wanneer medewerkers vertrekken, en het kan moeilijk zijn hun een aantrekkelijk loopbaanperspectief te bieden.
- Key users, even deskundig en betrokken als de experts hierboven, maar die de andere gebruikers begeleiden in plaats van alle analyses zelf te doen. Misschien de beste keuze voor grote organisaties.
Uitbesteden
Uitbesteden heeft het voordeel dat de leercurve om van geavanceerde systemen te profiteren drastisch afvlakt, en dat uw teams zich op de operaties kunnen concentreren. Daartegenover staat de extra moeilijkheid om een vruchtbaar partnerschap met een leverancier op te bouwen.
Er zijn veel opties, en ze zijn niet allemaal gelijk. Enkele richtpunten:
- IRT / IWRS integreren geleidelijk vormen van prognose en/of simulatie. Grote voordelen zijn de vanzelfsprekende integratie met de IRT, de afstemming op de herbevoorradingsalgoritmen (essentieel, en een uitdaging bij alle andere opties hieronder) en de mogelijkheid om tijdens de studie te herplannen op basis van de werkelijkheid (gerandomiseerde patiënten, huidige voorraad…). Een zwakte is dat de sector meestal te laat aan de IRT denkt voor de productieplanning.
- Sommige CRO’s bieden nu planning- of simulatiediensten aan, met een eigen oplossing of gelicentieerde software. Ze zitten in een goede positie, omdat ze al betrokken zijn bij andere kernaspecten van het beheer van de klinische bevoorradingsketen. Toch kan men zich afvragen of ze zichzelf niet in de voet schieten door hun klanten te helpen zendingen of materiaalbehoeften te verminderen, en daarmee hun eigen omzet. Omgekeerd kan men het zien als de juiste weg om concurrentiëler te worden en waarde te creëren voor hun klanten.
- 4PL, of logistieke dienstverleners van het vierde niveau, zijn een goede piste: als enig aanspreekpunt hebben ze alle connecties om de studie van dichtbij te kennen en op te volgen.
- Sommige softwareleveranciers van prognose- of simulatiesoftware bieden ook diensten aan. Een duidelijk voordeel: zij kennen hun eigen software het best en kunnen ze eventueel aan uw noden aanpassen. Anderzijds zijn softwareontwikkeling en bevoorradingsplanning twee heel verschillende vakken: ga na of ze de juiste mensen hebben. De coördinatie kan ook zwaarder zijn, met een extra speler. En ze kunnen in de verleiding komen hun systeem te gebruiken voor studies die beter anders aangepakt worden.
- Tot slot zijn er heel wat gespecialiseerde consultants die de klinische bevoorrading, een of meer planningssystemen en de IRT goed kennen. Hun voordeel is dat ze neutraler zijn dan de andere opties hier (geen belangenconflict) en zich waarschijnlijk beter kunnen afstemmen op de doelstellingen van uw organisatie. Ze zijn ook beter geplaatst om aan te bevelen welk(e) systeem/systemen u voor uw studies gebruikt. Wel dezelfde opmerking als hierboven over een extra partij.
Bent u voorstander van intern of uitbesteed? Welke optie past het best bij uw organisatie? Hoe haalt u het meeste uit een gekozen oplossing, met zo weinig mogelijk gedoe?
Ik beantwoord graag uw verdere vragen over dit onderwerp. Er volgen meer artikels over de klinische bevoorradingsketen op de LinkedIn- en Twitterpagina’s van Belenox: volg ze zeker!
Oorspronkelijk in het Engels gepubliceerd op LinkedIn, op 20 augustus 2015.